Revisa las comunicaciones previas.
Si el mail que vas a escribir es la respuesta a uno anterior, búscalo y léelo tranquilamente. Solo así tendrás certeza de lo hablado previamente y de cuáles son los temas que debes abordar. No confíes en tu memoria: podrías haber olvidado cosas importantes o haber malinterpretado el sentido de otras.
No escribas en caliente.
Si vas a enviar un mail que consideras que podría molestar al destinatario, espera hasta el día siguiente. Transcurrido ese tiempo, léelo de nuevo e imagina que fueras tú el receptor. Es muy posible que, después de hacer esto, tengas que escribirlo de nuevo. No te preocupes. Es mejor un esfuerzo añadido que perder un amigo o generar una guerra nuclear, ¿verdad, Donald Trump? ¿Verdad, Kim Jong Un?
Rebaja el tono.
Si el mail al que tienes que responder contiene expresiones ofensivas o fuera de lugar, no continúes la escalada de violencia. Es más, aunque resulte complicado, sería conveniente que mantuvieras un tono neutro o incluso claramente amistoso.
Si haces bromas, que se note.
A diferencia de la comunicación oral, la escrita carece de muchos de los elementos que enriquecen la transmisión de información y ayudan a su comprensión, como los gestos, la entonación o la modulación de la voz. La ironía, por ejemplo, se entiende mejor cuando va acompañada de ellos. Por eso, si quieres ser irónico o bromear en tu mail, que se note. Un «jajaja», un emoticono de risa o cualquier otra aclaración evitará que el receptor tome como ofensa lo que es una broma.
No quieras tener la última palabra.
Pasa por alto determinados comentarios que no aportan nada al fondo del asunto y no pretendas tener siempre la última palabra. Esa actitud no hará más que reducir la posibilidad de una buena comunicación y aumentar la de entrar en un círculo vicioso. De hecho, ese es otro de los consejos de Carroll: no te repitas.
Despídete con la misma fórmula.
Si has seguido todos los consejos anteriores pero no cuidas la despedida, puede que todo haya sido en vano. La fórmula de despedida debe ser semejante a la que utiliza la otra parte. Si es demasiado seca podría ser tomada como signo de distancia; si es afectuosa en exceso, podría ser incómoda para el receptor o estar directamente fuera de lugar. Por ejemplo, salvo que seas Iñaki Urdangarin, no te despidas del rey mandándole un beso o poniendo eso de «El Duque em Palma do».
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